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Tipps zur Einführung von Sprachmentoring

Jedes Unternehmen ist anders. Die nachfolgenden Tipps sind als Anregungen zu verstehen. Die konkrete Umsetzung wird von den personellen Ressourcen vor Ort abhängen und sich an Anforderungen und Gegebenheiten des jeweiligen Betriebes anpassen.

  • Benennen Sie eine Person, die die Sprachmentoring-Aktivitäten im Unternehmen koordiniert.
  • Analysieren Sie, welche Möglichkeiten Sie in ihrem Unternehmen sehen:
    Können Sie neuen Mitarbeitenden Sprachmentor*innen zur Seite stellen?
    Können Sie mit Einfacher Sprache den Einstieg erleichtern?
    Wo besteht Handlungsbedarf?
  • Binden Sie bei der Planung diejenigen ein, die Aufgaben übernehmen werden.
  • In Unternehmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen kann es sich lohnen, Arbeitsgruppen zu bilden, die gemeinsam an einem Thema wie z.B. sprachsensiblen Einarbeitungsplänen arbeiten.
  • Informieren Sie die Belegschaft über die geplanten Aktivitäten, z.B. in einer Mitarbeiterversammlung.Ø  Vernetzen Sie die Beteiligten. Schaffen Sie Möglichkeiten Fragen zu klären, Lösungen für Herausforderungen zu erarbeiten und Erfahrungen auszutauschen.
  • Finden noch andere Deutsch-am-Arbeitsplatz-Aktivitäten mit Externen statt wie Sprachcoaching oder ein Deutschkurs, ist Austausch über Inhalte und Kooperationsmöglichkeiten wichtig.

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Sprachmentoring im Tandem funktioniert als ein freiwilliges individuelles Angebot an (neue) Beschäftigte mit Deutsch als Zweitsprache. So können Sie als koordinierende Person vorgehen:

Ø  Identifizieren Sie Personen, die für die Rolle als Sprachmentor*in geeignet sind: Wer kennt sich mit der Kommunikation im Unternehmen und fachlich gut aus? Wer hat Interesse und Kapazität, um Kolleg*innen zu begleiten? Klären Sie deren Bereitschaft, als Sprachmentor*in tätig zu werden. Geben Sie ihnen wenn möglich, Gelegenheit sich fortzubilden. (In diesen Regionen gibt es Workshops und Fortbildungen zum Betrieblichen Sprachmentoring).

Ø  Die Spracharbeit im Tandem vorbereiten: Stellen Sie einen Pool von Ideen und Anregungen zur Verfügung und klären Sie den Rahmen, in dem die Tandems arbeiten können (Zeit, Umfang, Räume…).

Ø Machen Sie das Angebot den neu eingestellten Mitarbeitenden bekannt. Bei Interesse machen Sie einen Vorschlag für eine*n Tandempatner*in. Die Kriterien Berufserfahrung, Position im Unternehmen, zeitliche Kapazitäten, gegenseitige Sympathie usw. werden je nach Situation eine unterschiedliche Gewichtung haben. Stellen Sie den Kontakt her und organisieren Sie ggf. das erste Treffen.

Ø  Fachliche Begleitung: Holen Sie Feedback der Beteiligten ein Sehen Sie auch Möglichkeiten für Änderungen vor.

Ø  Planen Sie auch einen Abschluss und das Feiern der Erfolge ein.

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Formalitäten zu Arbeitsbeginn

Die notwendigen Formalitäten bei der Aufnahme einer neuen Arbeit (Krankenkassennachweis, Sozialversicherungsnummer usw.) und der Arbeitsvertrag als offizielles Dokument können für Personen, die nicht mit dem deutschen System vertraut sind, verwirrend sein.
Erleichtern Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg, indem Sie z.B. eine übersichtliche Checkliste für die notwendigen Angaben zusammenstellen.
Fassen Sie die wesentlichen Informationen aus dem Arbeitsvertrag in kurzen einfachen Sätzen zusammen oder übersetzen Sie den Vertrag in die Muttersprache. 

 

Tipps für die betriebsinterne Kommunikation 

Stellen Sie sich in der internen Kommunikation auf das Sprachniveau und den Kenntnisstand Ihrer neuen Mitarbeitenden mit Deutsch als Zweitsprache ein. Verwenden Sie einfache, aber korrekte Sprache.

Strukturieren Sie Informationen klar. Fragen Sie gelegentlich nach, was bzw. wie die Empfänger die Informationen verstanden haben.

Wenn Ihnen Reaktionen oder Verhalten komisch erscheint, sprechen Sie es frühzeitig an. Da jeder Mensch für sich subjektiv sinnvoll handelt, fragen Sie nach den Gründen, warum jemand die Dinge so tut.

 

Tipps zur Überarbeitung von schriftlichen Anweisungen und Anleitungen

In Formularen, Vorschriften und schriftlichen Anweisungen erschweren komplexe Satzstrukturen und lange zusammengesetzte Wörter es, die Informationen zu erfassen. Oft hilft es herauszufinden, welche Schriftstücke für Ihre neuen Mitarbeiter*innen besonders schwer verständlich sind und diese dann zu überarbeiten.

Zu unserem Qualitätsmanagement gehört, auch in der Arbeitsvorbereitung die Sprache der Ingenieure in die Sprache der Mitarbeiter der Fertigung zu ‚übersetzen‘.“ (Zitat aus ‚Deutsch habe ich im Betrieb gelernt‘)
Das kommt nicht nur den zugewanderten Mitarbeitenden zugute, sondern in vielen Fällen allen Beschäftigten im Betrieb.

(Beispiele aus der Arbeitssicherheit finden Sie hier.

 

Schulungen und Unterweisungen interaktiv gestalten

Die wichtigen Inhalte von Unterweisungen in Hygiene, Arbeitssicherheit, Brandschutz usw. kommen bei Beschäftigten besser an, wenn sie

a)     an den Sprach- und Wissensstand der Teilnehmenden angepasst sind

b)     interaktiv gestaltet werden und

c)      Inhalte praktisch trainiert werden.

Am Beispiel einer Arbeitssicherheitsunterweisung soll deutlich werden, was das im Einzelnen heißen kann.

 

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Bei der Einarbeitung Sprache einplanen

Eine systematische Einarbeitung dient dazu, dass neue Mitarbeitende schnell selbständig ihre Tätigkeiten ausführen können. Bei Personen mit Deutsch als Zweitsprache trägt zu einem erfolgreichen Start viel bei, wenn gezielt die sprachlich kommunikativen Anforderungen am Arbeitsplatz thematisiert werden.

Geben Sie soweit möglich den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen:
- Arbeitsaufgaben eigenständig bearbeiten,
- Lernwege erproben,
- gemeinsam regelmäßig auswerten, was gut läuft und wo Bedarf für Hilfestellungen besteht.

Beispiel:  Übersicht erste 8 Wochen im Betrieb.[Foto]

Mehr dazu sowie Beispiele für Arbeitsaufgaben zur Einarbeitung finden Sie im „Werkzeugkoffer: Passgenaue Einarbeitung. Der Vielfalt eine Brücke bauen“

Tipps zur Überarbeitung schriftlicher Anweisungen und Anleitungen

Betriebliche Dokumenten und Anweisungen sprachlich zu vereinfachen kommt nicht nur Deutschlernenden zugute, sondern allen Mitarbeitern entgegen. Formulierungen in betrieblichen Anweisungen und Dokumenten sind besser verständlich, wenn Sie

... kurze Hauptsätze statt viele Nebensätze schreiben,
... in der Alltagssprache oder international bekannte Wörter verwenden („sofort“ ist bekannter als „unverzüglich“, „alle“ bekannter als „jegliche“, „Checkliste“ ist internationaler als „Verfahrensanweisung“  usw.),
... aktiv statt passiv formulieren, was zu tun ist („Drücken Sie den Schalter...“ statt „...ist zu betätigen“),
... vermeiden, Verben zu Hauptwörtern zu machen und
... wenn möglich Schrift mit Piktogrammen oder Fotos ergänzen

Beispiele finden Sie hier

Arbeitsbesprechungen sprachsensibel gestalten

Für viele Personen, die eine Arbeit in einer neuen Sprache beginnen, sind Arbeitsbesprechungen eine Herausforderung, wenn
… Abläufe noch unklar sind,
… unbekannte Abkürzungen verwendet werden,
… auf Personen Bezug genommen wird, deren Funktion man nicht kennt,
… Themen vermischt werden,
… mehrere Personen durcheinander sprechen,
… man als neu Hinzugekommene*r nicht weiß, wie man sich einbringen kann und soll usw.

Stellen Sie neuen Mitarbeitenden bei Besprechungen ein*e Kolleg*in zur Seite, die vor, während oder nach der Besprechung Zusammenhänge und Begriffe erklärt.

Visualisieren Sie bei längeren Besprechungen wichtige Punkte und Verabredungen.

Wenn Beteiligung erwünscht ist, berücksichtigen Sie, dass neue Mitarbeitende ggf. mehr Zeit brauchen, um zu formulieren, was sie sagen möchten.

Sprache als Thema im Team (gemeinsam die Arbeitssprache erschließen


Welche Sprech- und Schreibweisen in bestimmten Arbeitssituationen angemessen sind, ist für Nicht-Muttersprachler*innen oft schwer zu erkennen.

Brigitte Hirsch
, zuständig für die Pflegefachausbildung an einer Hamburger Beruflichen Schule, sagt: „Die Förderung der kommunikativen Kompetenzen spielt eine wichtige Rolle und ist eine große Herausforderung für Auszubildende mit einer anderen Muttersprache als Deutsch, selbst wenn sie mit einem B2 Zertifikat die Ausbildung beginnen. Für eine Vielzahl von Vorgängen müssen mindestens drei verschiedene Formulierungen gelernt werden: Bildungssprache, Umgangssprache, und um alle Patienten zu verstehen auch Vulgärsprache und Kindersprache.

Hier finden Kolleg*innen kreative Methoden, wie Ausdrücke eingeordnet und erweitert werden können.
[Bsp. Lungenstation]

Umgang mit "fehlerhafter Sprache / Korrigieren

In der Grammatik unterscheidet man zwischen „erheblichen“ Fehlern (solchen, die das Verständnis beeinträchtigen) und „unerheblichen“ (solchen, die das nicht tun). Zu den erheblichen Fehlern zählen z.B. Fehler im Satzbau.
„Das Kind der große Mann schlägt.“ Hier ist nicht leicht ersichtlich, wer etwas macht. „Unerhebliche“ Fehler wie falsche Artikel oder ein Akzent beeinträchtigen das Verständnis in aller Regel nicht „Die Geld liegt auf das Tisch.“ Hier ist die Sachlage klar. (La Mura Flores, Scherer-Papp: 18)

In der mündlichen Kommunikation braucht man in den meisten Fällen keine vollständigen und korrekten Sätze, um sich zu verstehen. Konzentrieren Sie sich bei kollegialen Gesprächen am besten auf die Inhalte und unterbrechen Sie den Redefluss nicht. Nur wenn eine Person der anderen nicht folgen kann, fragt sie am besten gleich nach.

Bei Erwachsenen wird die Sprachleistung in einer Fremdsprache besonders von emotionalen Faktoren beeinflusst. Achten Sie daher darauf, Stressfaktoren bei Gesprächen wie voreilig Sätze für die*den anderen zu beenden oder Ungeduld und Unverständnis zu signalisieren zu vermeiden.

Wenn ein*e neue Mitarbeiter*in darum bittet korrigiert zu werden, empfiehlt es sich eine Form zu finden, die Gespräche nicht unterbricht, sondern zu vereinbarten Zeitpunkten sprachliche Aspekte thematisiert.
Beispielsweise könnte ein Kollege mit dem neuen Mitarbeiter auf dessen Wunsch hin verabreden, vormittags auf die Verwendung der Artikel der/die/das zu achten, sich notieren, was ihm auffällt und vor der Mittagspause ein Feedback dazu geben.
Auf die Frage „Habe ich das richtig gesagt?“ gibt‘s natürlich sofort Rückmeldung!

Beim Schriftverkehr, Dokumentationen, Rechnungen und allem, wo formale Korrektheit wichtig ist, kann man im Team vereinbaren, wer die neue Kolleg*in dabei unterstützt.

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