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Sprachmentoring einführen

Jedes Unternehmen ist anders. Die nachfolgenden Tipps unter den vier Überschriften sind Anregungen. Die konkrete Umsetzung wird von den personellen Ressourcen vor Ort abhängen. Sie wird sich natürlich auch an die  Anforderungen und Gegebenheiten des jeweiligen Betriebes anpassen.

  • Benennen Sie eine Person, die die Sprachmentoring-Aktivitäten im Unternehmen koordiniert.
  • Analysieren Sie, welche Möglichkeiten Sie in ihrem Unternehmen sehen:
    - Können Sie neuen Mitarbeitenden Sprachmentor*innen zur Seite stellen?
    - Können Sie mit Einfacher Sprache den Einstieg erleichtern?
    - Wo besteht Handlungsbedarf?
  • Binden Sie bei der Planung alle Beteiligten ein. Sprechen Sie früh mit den betroffenen Personen. Hören Sie zu und greifen Sie Vorschläge auf. Vermeiden Sie Angebote, die nicht gebraucht werden.
  • Bilden Sie Arbeitsgruppen, die z.B. sprachsensible Einarbeitungspläne oder Schulungen erarbeiten.
  • Informieren Sie die Belegschaft über die geplanten Aktivitäten, z.B. in einer Mitarbeiterversammlung.
  • Vernetzen Sie die Beteiligten. Schaffen Sie Möglichkeiten Fragen zu klären, Lösungen für Herausforderungen zu erarbeiten und Erfahrungen auszutauschen.
  • Gestalten Sie den Austausch über Inhalte und Kooperationsmöglichkeiten, wenn noch andere Deutsch-am-Arbeitsplatz-Aktivitäten mit Externen wie Sprachcoaching oder ein Deutschkurs stattfinden.
  • Formalitäten zu Arbeitsbeginn

Bei der Aufnahme einer Arbeit in Deutschland sind viele Dinge zu erledigen. Für Personen aus dem Ausland, die nicht mit den deutschen Sozialversicherungen und Formalitäten vertraut sind, kann das schwer zu überschauen sein. Auch Arbeitsverträge können schwer zu verstehen sein.
Erleichtern Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg, indem Sie z.B. eine übersichtliche Checkliste für die notwendigen Angaben zusammenstellen und bieten Sie Informationen dazu an. Zum Beispiel über gesetzliche Krankenkassen und notwendige Versicherungen.
Fassen Sie die wesentlichen Informationen aus dem Arbeitsvertrag in kurzen einfachen Sätzen zusammen oder übersetzen Sie den Vertrag in die Muttersprache. 

 

  • Bei der Einarbeitung Sprache einplanen

Eine systematische Einarbeitung dient dazu, dass neue Mitarbeitende schnell selbständig ihre Tätigkeiten ausführen können. Bei Personen mit Deutsch als Zweitsprache trägt zu einem erfolgreichen Start viel bei, wenn nicht nur die fachlichen, sondern auch die sprachlich kommunikativen Anforderungen in die Einarbeitung einbezogen werden.

Geben Sie soweit möglich den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen:
- Arbeitsaufgaben eigenständig bearbeiten,
- Lernwege erproben,
- gemeinsam regelmäßig auswerten, was gut läuft und wo Bedarf für Hilfestellungen besteht.

Erstellen Sie zum Beispiel eine Übersicht für sprachliche Anforderungen oder eine Zeitplan.

Mehr dazu sowie Beispiele für Arbeitsaufgaben zur Einarbeitung finden Sie im „Werkzeugkoffer: Passgenaue Einarbeitung. Der Vielfalt eine Brücke bauen“

Stellen Sie sich in der internen Kommunikation insgesamt auf das Sprachniveau und den Kenntnisstand Ihrer neuen Mitarbeiter*innen mit Deutsch als Zweitsprache ein.

- Verwenden Sie einfache, aber korrekte Sprache.
- Strukturieren Sie Informationen klar. Fragen Sie gelegentlich nach, was bzw. wie die Empfänger die Informationen verstanden haben.
- Wenn Ihnen Reaktionen oder Verhalten komisch erscheint, sprechen Sie es frühzeitig an. Da jeder Mensch in seiner eigenen Wahrnehmung sinnvoll handelt, fragen Sie nach den Gründen, warum jemand die Dinge so tut.

 

  • Tipps zur Überarbeitung von schriftlichen Anweisungen und Anleitungen

In Formularen, Vorschriften und schriftlichen Anweisungen erschweren komplexe Satzstrukturen und lange zusammengesetzte Wörter, die Informationen zu erfassen. Oft hilft es herauszufinden, welche Schriftstücke für Ihre neuen Mitarbeiter*innen besonders schwer verständlich sind. Vereinfachen Sie diese Dokumente so weit wie es geht.

Zu unserem Qualitätsmanagement gehört, auch in der Arbeitsvorbereitung die Sprache der Ingenieure in die Sprache der Mitarbeiter der Fertigung zu ‚übersetzen‘.“ (Zitat aus ‚Deutsch habe ich im Betrieb gelernt‘)
Das kommt nicht nur den zugewanderten Mitarbeitenden zugute, sondern in vielen Fällen allen Beschäftigten im Betrieb.

(Beispiele aus der Arbeitssicherheit finden Sie hier.

 

  • Schulungen und Unterweisungen interaktiv gestalten

Die wichtigen Inhalte von Unterweisungen in Hygiene, Arbeitssicherheit, Brandschutz usw. kommen bei Beschäftigten besser an, wenn sie

a)    an den Sprach- und Wissensstand der Teilnehmenden angepasst sind

b)    interaktiv gestaltet werden und

c)    Inhalte praktisch trainiert werden.

Am Beispiel einer Arbeitssicherheitsunterweisung soll deutlich werden, was das im Einzelnen heißen kann.

 

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  • Arbeitsbesprechungen sprachsensibel gestalten

Für viele Personen, die eine Arbeit in einer neuen Sprache beginnen, sind Arbeitsbesprechungen eine Herausforderung, wenn
… Abläufe noch unklar sind,
… unbekannte Abkürzungen verwendet werden,
… auf Personen Bezug genommen wird, deren Funktion man nicht kennt,
… Themen vermischt werden,
… mehrere Personen durcheinander sprechen,
… man als neu Hinzugekommene*r nicht weiß, wie man sich einbringen kann und soll usw.

Stellen Sie neuen Mitarbeitenden bei Besprechungen ein*e Kolleg*in zur Seite, die vor, während oder nach der Besprechung Zusammenhänge und Begriffe erklärt.

Visualisieren Sie bei längeren Besprechungen wichtige Punkte und Verabredungen.

Wenn Beteiligung erwünscht ist, berücksichtigen Sie, dass neue Mitarbeitende ggf. mehr Zeit brauchen, um zu formulieren, was sie sagen möchten.

  • Sprache als Thema im Team: gemeinsam die Arbeitssprache erschließen

Welche Sprech- und Schreibweisen in bestimmten Arbeitssituationen angemessen sind, ist für Nicht-Muttersprachler*innen oft schwer zu erkennen.

Brigitte Hirsch
, zuständig für die Pflegefachausbildung an einer Hamburger Beruflichen Schule, sagt: „Die Förderung der kommunikativen Kompetenzen spielt eine wichtige Rolle und ist eine große Herausforderung für Auszubildende mit einer anderen Muttersprache als Deutsch, selbst wenn sie mit einem B2 Zertifikat die Ausbildung beginnen. Für eine Vielzahl von Vorgängen müssen mindestens drei verschiedene Formulierungen gelernt werden: Bildungssprache, Umgangssprache, und um alle Patienten zu verstehen auch Vulgärsprache und Kindersprache.

Hier finden Kolleg*innen kreative Methoden, wie Ausdrücke eingeordnet und erweitert werden können.
[Beispiele werden demnächst ergänzt]

  • Umgang mit "fehlerhafter" Sprache / Korrigieren

In der Grammatik unterscheidet man zwischen „unerheblichen“ Fehlern (solchen, die das Verständnis nicht beeinträchtigen) und „erheblichen“ (solchen, die das tun).
„Unerhebliche“ Fehler wie falsche Artikel beeinträchtigen das Verständnis in aller Regel nicht. „Die Geld liegt auf das Tisch.“ Hier ist die Sachlage klar.
Bei Fehlern im Satzbau wie „Das Kind der große Mann schlägt." kann es Missverständnisse geben. Der Fehler ist deshalb erheblich (La Mura Flores, Scherer-Papp, S. 18).

In der mündlichen Kommunikation braucht man in den meisten Fällen keine vollständigen und korrekten Sätze, um sich zu verstehen. Konzentrieren Sie sich bei kollegialen Gesprächen am besten auf die Inhalte und unterbrechen Sie den Redefluss nicht. Nur wenn eine Person der anderen nicht folgen kann, fragt sie am besten gleich nach.

Bei Erwachsenen wird die Sprachleistung in einer Fremdsprache besonders von emotionalen Faktoren beeinflusst. Achten Sie daher darauf, Stressfaktoren bei Gesprächen zu vermeiden. Stressfaktoren können sein: Voreilig Sätze für die*den anderen beenden, Ungeduld zeigen oder Unverständnis signalisieren.

Wenn ein*e neue Mitarbeiter*in darum bittet korrigiert zu werden, probieren Sie am besten aus, wann und wie es passt. Unterbrechen Sie möglichst nicht, wenn jemand spricht, sondern vereinbaren Sie Zeitpunkte, um Rückmeldungen zu geben.
Beispielsweise könnte ein Kollege mit dem neuen Mitarbeiter auf dessen Wunsch hin verabreden, vormittags auf die Verwendung der Artikel der/die/das zu achten, sich notieren, was ihm auffällt und vor der Mittagspause ein Feedback dazu geben.
Auf die Frage „Habe ich das richtig gesagt?“ gibt‘s natürlich sofort Rückmeldung! Bieten Sie eine, höchstens zwei korrekte Formulierungen an. Mehr überfordert oft.

Beim Schriftverkehr, Dokumentationen, Rechnungen und allem, wo formale Korrektheit wichtig ist, kann man im Team vereinbaren, wer die*den neue*n Kolleg*in dabei unterstützt.

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Sprachmentoring im Tandem funktioniert als ein freiwilliges individuelles Angebot an (neue) Beschäftigte mit Deutsch als Zweitsprache. So können Sie als koordinierende Person vorgehen:

  •  Identifizieren Sie geeignete Personen: Wer kennt sich mit der Kommunikation im Unternehmen gut aus? Wer hat Interesse und Zeit dafür? Klären Sie die Bereitschaft, als Sprachmentor*in tätig zu werden. Geben Sie ihnen wenn möglich, Gelegenheit sich fortzubilden. (In diesen Regionen gibt es Workshops und Fortbildungen zum Betrieblichen Sprachmentoring).
  • Bereiten Sie die Spracharbeit im Tandem vor: Stellen Sie einen Pool von Ideen und Anregungen zur Verfügung. Klären Sie den Rahmen, in dem die Tandems arbeiten können (Zeit, Umfang, Räume…).
  • Machen Sie das Angebot den neu eingestellten Mitarbeitenden bekannt. Bei Interesse machen Sie einen Vorschlag für eine*n Tandempatner*in. Die Kriterien Berufserfahrung, Position im Unternehmen, zeitliche Kapazitäten, gegenseitige Sympathie usw. werden je nach Situation eine unterschiedliche Gewichtung haben. Stellen Sie den Kontakt her und organisieren Sie ggf. das erste Treffen.
  • Organisieren Sie fachliche Begleitung: Holen Sie Feedback der Beteiligten ein. Sehen Sie auch Möglichkeiten für Änderungen vor.
  • Planen Sie auch einen Abschluss und das Feiern der Erfolge ein.

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