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Sprachmentoring im Unternehmen einführen

Als Personalverantwortliche*r oder in Leitungsfunktion kennen Sie die Anforderungen und die Ressourcen in Ihrem Betrieb.

  • Analysieren Sie, welche Möglichkeiten Sie in Ihrem Unternehmen sehen:
    - Wie können Sie die Einarbeitung sprachsensibel gestalten?
    - Können Sie neuen Mitarbeitenden eine*n Sprachmentor*in zur Seite stellen?
    - Welche Unterweisungen und Schulungen könnten Sie überarbeiten?
    - Wo besteht außerdem Handlungsbedarf?
  • Binden Sie bei der Planung alle Beteiligten ein. Sprechen Sie früh mit Kolleg*innen und anderen Personen, mit denen die neuen Mitarbeiter*innen zu tun haben. Hören Sie zu und greifen Sie Vorschläge auf. Benennen Sie eine Person, die die Onboarding und Sprachmentoring im Unternehmen koordiniert.
  • Bilden Sie Arbeitsgruppen, die z.B. sprachsensible Einarbeitungspläne oder Schulungen erarbeiten.
  • Informieren Sie die Belegschaft über die geplanten Aktivitäten, z.B. in einer Mitarbeiterversammlung.
  • Formalitäten zu Arbeitsbeginn

Bei der Aufnahme einer Arbeit in Deutschland sind viele Dinge zu erledigen. Für Personen aus dem Ausland, die nicht mit den deutschen Sozialversicherungen und Formalitäten vertraut sind, kann das schwer zu überschauen sein. Auch Arbeitsverträge können schwer zu verstehen sein.
Erleichtern Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg, indem Sie z.B. eine übersichtliche Checkliste für die notwendigen Angaben zusammenstellen. Bieten Sie Informationen zum Beispiel über gesetzliche Krankenkassen und notwendige Versicherungen an.
Fassen Sie die wesentlichen Informationen aus dem Arbeitsvertrag in kurzen einfachen Sätzen zusammen oder übersetzen Sie den Vertrag in die Muttersprache. 

 

  • Bei der Einarbeitung Sprache einplanen

Eine systematische Einarbeitung ist für allen neuen Mitarbeiter*innen wichtig, um schnell selbständig die Tätigkeiten ausführen zu können. Beziehen Sie bei Personen mit Deutsch als Zweitsprache auch die sprachlich kommunikativen Anforderungen in die Einarbeitung ein: Was muss jemand an einem bestimmten Arbeitsplatz lesen und was schreiben können? Welche Konventionen gibt es im Mündlichen?
Wer vermittelt das in welchem Zeitraum?
Werten Sie regelmäßig aus, was gut läuft und wo Bedarf für Hilfestellungen besteht.

Hier finden Sie ein Beispiel für eine Übersicht sprachlicher Anforderungen mit einem Zeitplan zur Vermittlung.

Mehr dazu sowie Beispiele für Arbeitsaufgaben zur Einarbeitung finden Sie in der Broschüre „Werkzeugkoffer: Passgenaue Einarbeitung. Der Vielfalt eine Brücke bauen

 

  • Einfache Sprache verwenden

Stellen Sie sich in der internen Kommunikation auf das Sprachniveau und den Kenntnisstand Ihrer neuen Mitarbeiter*innen mit Deutsch als Zweitsprache ein.

- Verwenden Sie einfache, aber korrekte Sprache: bekannte Wörter, kurze Sätze. Vermeiden Sie hingegen Ironie, Sprichwörter und bildhafte Ausdrücke (oder stellen Sie sicher, dass Sie verstanden werden).

- Strukturieren Sie Informationen klar. Ein Satz - eine Information, Abläufe in zeitlich richtige Reihenfolge bringen, Bilder und Grafiken unterstützen Inhalte zu verstehen.

- Fragen Sie gelegentlich nach, was bzw. wie die Empfänger die Informationen verstanden haben.

Hier eine Checkliste "Spreche ich verständlich?" für den Selbsttest.

In unseren "Learning Snack" zu Einfacher Sprache erfahren Sie auf spielerische Weise mehr dazu.

 

  • Schriftliche Anweisungen und Anleitungen überarbeiten

In Formularen, Vorschriften und schriftlichen Anweisungen erschweren komplexe Satzstrukturen und lange zusammengesetzte Wörter, die Informationen zu erfassen. Oft hilft es herauszufinden, welche Schriftstücke für Ihre neuen Mitarbeiter*innen besonders schwer verständlich sind. Vereinfachen Sie diese Dokumente so weit wie es geht.

Zu unserem Qualitätsmanagement gehört auch in der Arbeitsvorbereitung die Sprache der Ingenieure in die Sprache der Mitarbeiter der Fertigung zu ‚übersetzen‘.“ (aus ‚Deutsch habe ich im Betrieb gelernt‘)
Das kommt nicht nur den zugewanderten Mitarbeitenden zugute, sondern in vielen Fällen allen Beschäftigten im Betrieb.

Hier finden Sie Beispiele wie Texte aus der Arbeitssicherheit vereinfacht wurden.

 

  • Missverständnisse aufdecken

Wenn Ihnen Reaktionen oder Verhalten Ihrer Kolleg*innen komisch erscheint, sprechen Sie es frühzeitig an. Da jeder Mensch in seiner eigenen Wahrnehmung sinnvoll handelt, fragen Sie nach den Gründen, warum jemand die Dinge so tut.

Sehen Sie sich hier einen 10minütigen Film über sprachliche Missverständnisse in der Ausbildung an.

Sprachmentoring im Tandem funktioniert als ein freiwilliges individuelles Angebot an (neue) Beschäftigte mit Deutsch als Zweitsprache. So können Sie als koordinierende Person vorgehen:

  •  Identifizieren Sie geeignete Personen: Wer kennt sich mit der Kommunikation im Unternehmen gut aus? Wer hat Interesse und Zeit dafür? Klären Sie die Bereitschaft, als Sprachmentor*in tätig zu werden. Geben Sie ihnen wenn möglich, Gelegenheit sich fortzubilden. (In diesen Regionen gibt es Workshops und Fortbildungen zum Betrieblichen Sprachmentoring).
  • Bereiten Sie die Spracharbeit im Tandem vor: Stellen Sie einen Pool von Ideen und Anregungen zur Verfügung. Klären Sie den Rahmen, in dem die Tandems arbeiten können (Zeit, Umfang, Räume…).
  • Machen Sie das Angebot den neu eingestellten Mitarbeitenden bekannt. Bei Interesse machen Sie einen Vorschlag für eine*n Tandempatner*in. Die Kriterien Berufserfahrung, Position im Unternehmen, zeitliche Kapazitäten, gegenseitige Sympathie usw. werden je nach Situation eine unterschiedliche Gewichtung haben. Stellen Sie den Kontakt her und organisieren Sie ggf. das erste Treffen.
  • Organisieren Sie fachliche Begleitung: Holen Sie Feedback der Beteiligten ein. Sehen Sie auch Möglichkeiten für Änderungen vor.
  • Planen Sie auch einen Abschluss und das Feiern der Erfolge ein.